9 Fungsi Excel yang Wajib Kamu Kuasai untuk Tes Posisi Finance atau Admin

Salah satu tahapan dalam proses seleksi atau rekrutmen adalah tes bidang atau spesifik tes.
Sebenarnya apa sih itu tes bidang? Jadi, tes bidang atau spesifik tes biasanya juga kita kenal dengan tes teknikal yang secara spesifik akan menguji kemampuan sesuai kualifikasi yang dibutuhkan. 

Sebagai contoh saat kamu ingin mendaftar untuk posisi finance atau admin tidak jarang kamu akan diberikan tes terkait kemampuan kamu dalam mengolah data menggunakan Microsoft Excel. 

Kali ini teman karir akan berbagi tentang rumus atau fungsi apa saja yang perlu kamu kuasai agar dapat lebih maksimal dalam mengerjakan tes yang berkaitan dengan Excel.

Berikut 9 Fungsi Excel yang harus kamu kuasai untuk tes posisi finance atau admin

SUMIF

Fungsi SUMIF adalah fungsi dalam lembar kerja spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) yang digunakan untuk menjumlahkan seluruh nilai dalam rentang sel yang memenuhi kriteria tertentu. Fungsi ini berguna saat kamu ingin menghitung jumlah sel yang memenuhi syarat tertentu atau kriteria tertentu. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi SUMIF:

Misalkan Kamu memiliki data berikut di kolom A dan kolom B:

Kamu ingin menjumlahkan penjualan hanya untuk "Produk A". kamu dapat menggunakan fungsi SUMIF untuk melakukan ini. Rumusnya akan terlihat seperti ini:

=SUMIF(A2:A6, "Produk A", B2:B6)

Pada contoh ini:

•  A2:A6 adalah rentang sel di kolom A yang akan diperiksa untuk kriteria "Produk A". 
• "Produk A" adalah kriteria yang harus dipenuhi oleh sel di rentang A2:A6.
• B2:B6 adalah rentang sel di kolom B yang nilainya akan dijumlahkan jika kriteria terpenuhi. 

Hasil dari rumus di atas akan menjadi 300, yang merupakan hasil penjumlahan dari penjualan produk A.

Kamu juga dapat menggunakan ekspresi yang lebih kompleks dalam kriteria. Misalnya, Kamu dapat menggunakan operator perbandingan seperti >, <, >=, <=, atau menggabungkan kriteria dengan operator logika seperti AND atau OR.

Misalnya, jika Kamu ingin menjumlahkan penjualan produk A dengan penjualan di atas 150, Kamu dapat menggunakan rumus berikut: 

=SUMIF(A2:A6, "Produk A", B2:B6) + SUMIF(B2:B6, ">150")

INDEX

Fungsi INDEX adalah fungsi dalam spreadsheet yang digunakan untuk mengambil nilai dari sebuah rentang sel berdasarkan koordinat baris dan kolom yang ditentukan. Fungsi ini sangat berguna untuk mengekstrak data dari tabel atau rentang sel yang lebih besar. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi INDEX:

Misalkan kamu memiliki data berikut di kolom A, B, dan C:

Kamu ingin mengambil nilai usia dari individu tertentu berdasarkan nama mereka. Kamu dapat menggunakan fungsi INDEX untuk melakukan ini. Misalnya, jika Kamu ingin mengambil usia Bob, rumusnya akan terlihat seperti ini:

=INDEX(B2:B5, MATCH("Bob", A2:A5, 0))

Pada contoh ini:

• B2:B5 adalah rentang sel di kolom B (usia) dari mana kita ingin mengambil nilai.
• "Bob" adalah nilai yang kita cari di kolom A (nama).
• A2:A5 adalah rentang sel di kolom A (nama) yang akan diperiksa untuk mencocokkan nilai "Bob".
• MATCH("Bob", A2:A5, 0) akan mengembalikan nomor baris di mana "Bob" ditemukan.

Hasil dari rumus di atas akan menjadi 30, yang merupakan usia dari Bob.

Fungsi INDEX juga dapat digunakan untuk mengambil nilai dari matriks dua dimensi atau rentang sel yang lebih besar dengan menggabungkan nilai baris dan kolom. Misalnya, jika Kamu ingin mengambil nilai "Surabaya" dari tabel di atas berdasarkan nama "Carol" dan kolom "Kota", Kamu dapat menggunakan rumus berikut:

=INDEX(C2:C5, MATCH("Carol", A2:A5, 0))

Dalam contoh ini, C2:C5 adalah rentang sel di kolom C (kota), dan MATCH("Carol", A2:A5, 0) akan mengembalikan nomor baris di mana "Carol" ditemukan. Sehingga hasilnya akan menjadi "Surabaya".

Vlookup

Fungsi VLOOKUP (Vertical Lookup) adalah fungsi yang umum digunakan dalam spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) untuk mencari nilai di dalam tabel berdasarkan nilai pada kolom pertama dan mengembalikan nilai dari kolom yang diinginkan. Fungsi ini berguna untuk mencocokkan nilai di satu kolom dan mengambil nilai terkait dari kolom lain dalam tabel. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi VLOOKUP:

Misalkan Kamu memiliki data berikut di kolom A, B, dan C:

Kamu ingin mencari gaji Alice menggunakan fungsi VLOOKUP. Rumusnya akan terlihat seperti ini

=VLOOKUP("Alice", A2:C5, 3, FALSE)

Pada contoh ini:

• "Alice" adalah nilai yang ingin kamu cari di kolom A (nama).
• A2:C5 adalah rentang sel yang berisi data kamu, dari kolom A hingga C.
• 3 adalah nomor kolom dari mana kamu ingin mengambil nilai (kolom Gaji).

FALSE menunjukkan bahwa pencarian harus tepat sama persis (tidak mencari persamaan yang lebih dekat).

Hasil dari rumus di atas akan menjadi 5000, yang merupakan gaji Alice.

Fungsi VLOOKUP juga dapat digunakan dengan rentang data yang lebih besar atau dalam tabel yang lebih kompleks. kamu dapat menggunakannya untuk mencocokkan nilai di kolom yang berbeda dan mengambil nilai dari kolom lain yang relevan.

Baca Juga : Bocoran Tes Potensi Akademik

Perlu dicatat bahwa VLOOKUP memiliki beberapa keterbatasan dan mungkin kurang fleksibel dalam beberapa situasi. Jika kamu membutuhkan fleksibilitas lebih lanjut, fungsi HLOOKUP (Horizontal Lookup) atau INDEX-MATCH dapat menjadi alternatif yang lebih kuat.

Hlookup

Fungsi HLOOKUP adalah fungsi dalam spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) yang digunakan untuk mencari nilai di baris pertama dari tabel atau rentang sel horizontal, dan mengembalikan nilai dari kolom yang diinginkan. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi HLOOKUP:

Misalkan kamu memiliki data berikut di baris pertama dan baris kedua:

kamu ingin mencari usia dari Bob menggunakan fungsi HLOOKUP. Rumusnya akan terlihat seperti ini:

=HLOOKUP("Bob", A1:D2, 2, FALSE)

Pada contoh ini:

• "Bob" adalah nilai yang ingin kamu cari di baris pertama (nama).
• A1:D2 adalah rentang sel yang berisi data kamu, dari baris pertama hingga baris kedua.
• 2 menunjukkan baris kedua dari rentang sel, yang berisi nilai usia.

FALSE menunjukkan bahwa pencarian harus tepat sama persis (tidak mencari persamaan yang lebih dekat).

Hasil dari rumus di atas akan menjadi 30, yang merupakan usia dari Bob.

Fungsi HLOOKUP sangat berguna ketika kamu ingin mencari nilai berdasarkan baris pertama (header) dan mengambil nilai yang sesuai dari baris data di bawahnya. Ini cocok digunakan dalam situasi di mana kamu ingin melakukan pencarian nilai berdasarkan nama kolom atau header yang spesifik.

Namun, perlu diperhatikan bahwa dalam banyak kasus, kombinasi fungsi INDEX dan MATCH lebih fleksibel dan lebih dianjurkan daripada HLOOKUP karena dapat mengatasi tabel dengan lebih banyak baris dan memberikan lebih banyak opsi pengambilan nilai berdasarkan kriteria yang kamu tentukan.

DATE

Fungsi DATE adalah fungsi dalam spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) yang digunakan untuk membuat tanggal berdasarkan tahun, bulan, dan hari yang ditentukan. Fungsi ini berguna untuk menghasilkan nilai tanggal yang dapat digunakan dalam perhitungan atau tampilan yang lebih terstruktur. Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi DATE:

Misalkan kamu ingin membuat tanggal 15 Agustus 2023 menggunakan fungsi DATE. Rumusnya akan terlihat seperti ini:

=DATE(2023, 8, 15)

Pada contoh ini:

2023 adalah tahun yang kamu tentukan.

• 8 adalah bulan Agustus.
• 15 adalah hari dalam bulan tersebut.
• Hasil dari rumus di atas akan menjadi tanggal 15 Agustus 2023.

Kamu juga dapat menggunakan referensi sel atau rumus dalam argumen fungsi DATE. Misalnya, jika kamu memiliki tahun, bulan, dan hari dalam sel terpisah (misalnya A1, B1, dan C1), kamu dapat menggunakan rumus berikut:

=DATE(A1, B1, C1)

Fungsi DATE juga dapat digunakan dalam kombinasi dengan fungsi lain untuk melakukan perhitungan atau analisis yang lebih lanjut. Misalnya, Kamu dapat menghitung selisih antara dua tanggal, menambah atau mengurangkan jumlah hari dari tanggal, atau menampilkan nama bulan atau hari dari tanggal tertentu.

Contoh lain penggunaan fungsi DATE adalah untuk menghitung umur seseorang berdasarkan tanggal lahir dan tanggal saat ini:

=YEAR(TODAY()) - YEAR(A1) - IF(TODAY() < DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(A1), DAY(A1)), 1, 0)

Pada contoh ini, A1 adalah sel yang berisi tanggal lahir. Fungsi DATE digunakan untuk membuat tanggal saat ini, dan kemudian perhitungan dilakukan untuk menghitung selisih tahun berdasarkan tanggal lahir.

Fungsi DATE sangat berguna dalam pemrosesan tanggal dan waktu dalam spreadsheet, dan dapat membantu Kamu dalam berbagai jenis analisis dan perhitungan yang melibatkan tanggal.

IF

Fungsi IF adalah fungsi yang sangat umum digunakan dalam spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) untuk menghasilkan nilai berdasarkan suatu kondisi atau tes logika. Fungsi ini memungkinkan Kamu untuk membuat pernyataan "jika kondisi tertentu terpenuhi, maka hasilnya ini, jika tidak, maka hasilnya itu." Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi IF:

Misalkan Kamu memiliki data berikut di kolom A dan B, yang menunjukkan usia seseorang:

Kamu ingin membuat kolom baru (kolom C) yang menunjukkan apakah seseorang dewasa atau tidak berdasarkan usianya. Kamu akan menggunakan fungsi IF untuk melakukan ini. Rumusnya akan terlihat seperti ini:

=IF(B2 >= 18, "Dewasa", "Tidak Dewasa")

Pada contoh ini:

 

• B2 adalah nilai usia yang akan diuji.
• >= 18 adalah kondisi yang diperiksa. Jika nilai usia lebih besar atau sama dengan 18, maka kondisi terpenuhi.
• "Dewasa" adalah nilai yang akan dihasilkan jika kondisi terpenuhi.
• "Tidak Dewasa" adalah nilai yang akan dihasilkan jika kondisi tidak terpenuhi.

Hasil dari rumus di atas akan menjadi "Dewasa" untuk Alice, Bob, dan David, serta "Tidak Dewasa" untuk Carol.

Fungsi IF dapat digunakan dalam berbagai situasi, termasuk perhitungan matematis, pengaturan tampilan teks, pengolahan data, dan sebagainya. Kamu juga dapat menggabungkan beberapa fungsi IF untuk menghasilkan logika yang lebih kompleks.

Baca Juga : Cara Daftar & tahapan tes di Kalla Group

Contoh lain penggunaan fungsi IF adalah untuk menghitung nilai bonus berdasarkan kriteria tertentu, menampilkan pesan berdasarkan hasil perbandingan, atau melakukan pemilihan berdasarkan kondisi tertentu pada data kamu.

RIGHT, MID dan LEFT

Fungsi RIGHT, LEFT, dan MID adalah fungsi dalam spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sejenisnya) yang digunakan untuk memanipulasi dan mengambil sebagian dari teks atau string di dalam sel. Berikut adalah contoh penggunaan fungsi-fungsi tersebut:

RIGHT (Teks, Jumlah_Karakter): Fungsi RIGHT digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari bagian kanan teks.

Misalnya, Kamu memiliki teks "Hello World" di sel A1 dan ingin mengambil 5 karakter terakhirnya. Kamu dapat menggunakan fungsi RIGHT seperti ini:

=RIGHT(A1, 5)

Hasilnya akan menjadi "World".

LEFT (Teks, Jumlah_Karakter): Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari bagian kiri teks.

Misalnya, Kamu memiliki teks "Excel Tutorial" di sel B1 dan ingin mengambil 4 karakter pertamanya. Kamu dapat menggunakan fungsi LEFT seperti ini:

=LEFT(B1, 4)

Hasilnya akan menjadi "Exce".

MID (Teks, Mulai, Jumlah_Karakter): Fungsi MID digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari teks, dimulai dari posisi yang ditentukan.

Misalnya, Kamu memiliki teks "Data Analysis" di sel C1 dan ingin mengambil 5 karakter yang dimulai dari karakter ke-6. kamu dapat menggunakan fungsi MID seperti ini:

=MID(C1, 6, 5)

Hasilnya akan menjadi "Analy".

Fungsi-fungsi ini sangat berguna untuk memanipulasi teks atau string dalam sel, seperti memisahkan bagian tertentu dari sebuah teks, mengambil substring, atau menghapus karakter tertentu. Kamu dapat menggabungkan fungsi-fungsi ini dengan fungsi-fungsi lain untuk melakukan analisis atau manipulasi teks yang lebih kompleks dalam spreadsheet Kamu.